So planen Sie ein Konferenzbudget

Die Ausrichtung einer Konferenz kann ein aufregendes Unterfangen sein. Wenn Sie Ihr Event jedoch nicht richtig budgetieren, kann Ihre Aufregung schnell zu Stress und potenziellen Katastrophen führen. Durch die Vorbereitung und sorgfältige Prüfung der erwarteten Ausgaben und Einnahmen können Sie sich vor, während oder nach der Konferenz nicht fragen, ob Sie genug Geld haben, um die Kosten der Veranstaltung zu decken.

Erstellen Sie eine Liste der Ausgaben- und Einnahmenkategorien für Ihre Konferenz. Diese Liste ist von Veranstaltung zu Veranstaltung unterschiedlich, sollte jedoch unter anderem Einrichtungsgebühren, Gebühren für Gastredner oder Honorare, Kosten für Unterhaltung, Catering, Marketing, Dekoration, Papier- und Druckkosten, Sicherheit und Versicherung enthalten. Zu den Einnahmen zählen Anmeldegebühren und das Sponsoring des Treffens.

Erstellen Sie ein vorläufiges Budget basierend auf der Anzahl der erwarteten Teilnehmer und den geschätzten Kosten. Notieren Sie den Höchstbetrag, den Sie Ihrer Meinung nach für jede Kategorie ausgeben können. Beachten Sie beim Aufschreiben des Betrags auch, welche Kategorien Ausgaben haben, die „fest“ oder „variabel“ sind. Für feste Ausgaben gilt ein fester Preis. Variable Ausgaben sind Ausgaben, die je nach Anwesenheit schwanken können. Ein Beispiel für Fixkosten sind Versicherungen, Referentengebühren und Einrichtungsgebühren. Ein Beispiel für variable Ausgaben sind die Kosten für Registrierungsmaterialien oder für Lebensmittel und Getränke.

Legen Sie eine vorläufige Anmeldegebühr für Ihre Konferenz fest. Wenn Sie über die Anzahl der Personen verfügen, die an der vorherigen von Ihrer Gruppe veranstalteten Konferenz teilgenommen haben, verwenden Sie diese als Basis, um zu schätzen, wie viele Personen an dieser Konferenz teilnehmen werden. Achten Sie bei der Ermittlung der Gebühr darauf, dass der Registrierungsbetrag, multipliziert mit der Anzahl der Gäste, Ausgaben wie Papier- und Druckkosten für das Begrüßungspaket, die Abzeichen, Mahlzeiten und Erfrischungen der Teilnehmer abdeckt. Es muss auch die Fixkosten wie Raummiete und Rednerhonorare abdecken.

Berechnen Sie Ihre prognostizierten Einnahmen und bereiten Sie sich auf eine Anpassung vor, wenn Einnahmen und Ausgaben nicht übereinstimmen. Wenn Sie beispielsweise mit Einnahmen in Höhe von 20.000 USD und Ausgaben in Höhe von 22.000 USD rechnen, sollten Sie anhand der variablen Ausgaben prüfen, wie Sie die Kosten senken können. Das kann bedeuten, dass Sie kein Willkommensgeschenk mehr benötigen, wenn die Teilnehmer einchecken oder vom warmen Frühstücksbuffet auf ein kontinentales Frühstück umsteigen.

Stellen Sie Ihr Budget fertig, nachdem Sie die Gesamtzahl der Registrierungen erreicht haben. Teilen Sie Ihre Gesamtkosten durch die Registrierungskosten, um festzustellen, wie viele Teilnehmer benötigt werden, um einen Gewinn zu erzielen oder die Gewinnschwelle zu erreichen. Wenn Ihre Ausgaben beispielsweise 22.000 USD betragen und Sie eine Registrierungsgebühr von 35 USD pro Person zahlen, benötigen Sie 629 Teilnehmer, um Ihre Kosten zu decken. Wenn Sie nicht genügend Teilnehmer haben, müssen Sie Ihre Ausgaben überprüfen, um festzustellen, welche weiteren Kürzungen Sie vornehmen können, um die Kosten zu senken.

Warnungen

  • Seien Sie realistisch und ehrlich über die erwartete Teilnahme. Das Aufblasen der Zahlen kann sich verheerend auf Ihr Budget auswirken.